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Urgência x Importância

A relação entre seu tempo e a sua performance

Urgência x Importância

Em mais de 10 anos trabalhando em ambientes de e-commerce, o lugar comum sempre foi a urgência. Equipes de criação, marketing e comercial focadas mais de 80% do tempo em resolver demandas do dia-a-dia. Não foram poucos os casos em que a sensação era de estar “apagando incêndio" todos os dias. E é em função deste tipo de recorrência que vamos falar sobre Gestão do Tempo.


O primeiro ponto é entendermos o conceito que dá título a esse artigo: “Urgência X Importância”. As urgências estão relacionadas às atividades que precisam ser finalizadas em um curto prazo de tempo (o tempo se impondo sobre o trabalho). Já a importância está relacionada à relevância que a atividade tem. É na importância que vamos ter nosso norte, que vai guiar o trabalho até um objetivo final.

Matriz do Tempo


A matriz do tempo, ou matriz de Eisenhower, é um diagrama que expõe os conceitos de urgência e importância de forma a criar uma divisão em quatro quadrantes cruzando ambos conceitos.


matriz do tempo
Exemplo da Matriz do Tempo

Quadrante I

O quadrante I (Q1) compreende atividades urgentes e importantes como: crises (falhas de plataforma de e-commerce), projetos ou relatórios com prazos finais (relatórios para diretoria), imprevistos (instabilidades de sistema ou problemas no estoque), criação de promoções em prazo final, etc.


Quadrante II

O Quadrante II (Q2) compreende atividades não urgentes e importantes como: planejamento do e-commerce e definição de estratégias, preparação (estudo sobre novas tecnologias ou comportamento do cliente), construção de relacionamento com parceiros potenciais, etc.


Quadrante III

O Quadrante III (Q3) compreende atividades urgentes e não importantes como: relatórios desnecessários, reuniões, telefonemas ou e-mails desnecessários e problemas com parceiros sem muita relevância.


Quadrante IV

O Quadrante IV (Q4) compreende atividades não urgentes e não importantes como atividades que desperdiçam tempo.


É fundamental que, ao organizar as tarefas, se consiga definir com clareza em qual quadrante a tarefa se enquadra. Além disso, o foco deve sempre ser nas atividades dos Quadrantes I e II, sendo Q2 o centro do gerenciamento pessoal eficaz.


Atenção: pessoas que se concentram em tarefas do Q1 e Q3, em função da predominância da urgência nesses quadrantes, comumente sofrem de esgotamento e acabam caindo em tarefas do Q4 (atividades de fuga).


Como Abordar Cada Quadrante


Começando pelo Q4, que é o quadrante mais fácil de se otimizar, nesse caso o objetivo principal é zerar suas atividades. Obviamente, é muito difícil zerar, mas deve se manter como meta final. Para tal é importante, primeiramente, manter uma reflexão constante, para que se possa reconhecer os momentos em que estamos mergulhados no Q4.


Deve-se fazer uma “gestão do estresse”, uma vez que a alta quantidade de urgências pode levar as pessoas a procurarem atividades de fuga. E deve-se focar em objetivos profissionais e pessoais, já que as atividades que estão com esse direcionamento acabam se tornando importantes.


Já o Quadrante III, como compreende atividades urgentes e não importantes, muitas vezes se relaciona a demandas de terceiros. E, nesse caso, é importante traçar limites entre as relações profissionais. Ou seja, a cada vez que seus pares profissionais identificarem que você é capaz de resolver os problemas deles, pode-se criar uma relação de dependência, gerando recorrência de atividades do Q3.


A dica aqui é: treine seu time e saiba delegar. Interrupções desnecessárias por parte do time podem levar tanto ao Q3 quanto Q4. Treine sua equipe para que tenham autonomia em suas tarefas e saibam delegar tarefas do Q3. E o principal: saiba dizer não!

Sabendo dizer não


“Tenha em mente que você está sempre dizendo não a alguma coisa. Se não é para coisas urgente e evidentes de sua vida, provavelmente é para coisas mais fundamentais, mais importantes. Mesmo quando o urgente é bom, o bom pode afastá-lo do que é ótimo, mantê-lo distante de sua contribuição única, se você permitir.”

Stephen Covey

Escritor, administrador e especialista em planejamento

Dizer não é uma habilidade extremamente importante, pois se relaciona tanto com a tarefa em si, quanto com a pessoa que demanda a tarefa. É comum que atividades sem relevância do Q3 possam ser demandadas por pessoas que sejam importantes, tanto do ponto de vista pessoal, como profissional. Nesse sentido, deve-se ter uma abordagem profissional e com bastante tato.


A recomendação é usar seu planejamento de tarefas como escudo para que se possa exibir uma inviabilidade em função de demandas prioritárias. Ou, quando quem demanda é alguém de maior hierarquia, entregue a responsabilidade sobre quais tarefas devem ser priorizadas para o superior.


Especificamente o Quadrante I, em função da combinação de urgência com importância, acaba se tornando um quadrante difícil de ser reduzido em tarefas, mas temos alguns pontos relevantes pra ajudar por aqui.


A Importância em delegar


Antes de tudo: delegue! Como atividades do Q1 são importantes, é normal que você mesmo queira resolvê-las. Lute constantemente contra a centralização de tarefas. Delegar deve ser rotina em uma gestão eficaz do tempo. Crie um planejamento semanal factível, para que se possa minimizar as tarefas urgentes.


Também é comum que uma tarefa se torne urgente em função do tempo - ou, de forma mais prática, da aproximação da data de entrega da própria tarefa. Quanto melhor seu planejamento de atividades, com mais facilidade se conseguirá entregar tarefas dentro de um prazo razoável. Afinal, como diz o próprio Stephen Covey – olha ele aí de novo -, “a essência do gerenciamento eficaz do tempo e da vida é a organização e a atuação a partir de prioridades equilibradas”.


Hoje falamos dos Quadrantes I, III e IV. A essa altura você deve estar se perguntando: mas e o Quadrante II? Esse, como disse lá em cima, merece uma atenção a mais, principalmente pelo seu impacto no e-commerce – no varejo em especial. Por isso, vamos dividir esse artigo em dois e continuar no próximo capítulo, com um novo texto focado exatamente nesse tema.


Se ligue por aqui que, no próximo “episódio” vamos tratar das 6 dicas essenciais para você gerir melhor seu tempo nas atividades de e-commerce e impulsionar suas vendas online. Até lá!

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